De la gestión de tiempo a la gestión por prioridades: 3 ideas clave

Otra de las cuestiones que estuvimos viendo en el taller celebrado el día 28 de noviembre fue la relacionada con la gestión del tiempo. 

En este sentido, en primer lugar, hablamos del manejo de la agenda, la monotarea y el cuadrante de lo urgente/importante. 

La agenda: ¿Tienes agenda de papel? ¿Te niegas a usarla? ¿Cómo la usas? Nuestra propuesta es utilizar una agenda de papel. Escribir para el día siguiente 3 tareas importantes y centrarse en terminar esas tareas; independientemente de que también se apunten otras cuestiones tipo citas y etc. ¿Qué es una tarea importante? Sería aquella que te acerca a tus objetivos más estratégicos y prioritarios y que requieren de tu implicación mental y voluntad. A la hora de identificar tareas, colocarlas en la agenda y enfrentarte a ellas, es mejor que coloques 3 tareas el lunes y 3 el martes, en lugar de colocar 6 tareas el lunes. Inconscientemente, no es lo mismo tachar las 3 tareas del lunes y si te sobra tiempo, continuar con las del martes que dejar 2 de las 6 tareas del lunes sin tachar, provocando esto una sensación de insatisfacción y frustración permanente. A medida que se empieza a manejar la agenda, una se va volviendo más consciente del uso que hace del tiempo y puede ir optimizando sus tiempos. Esto también es autoconocimiento. Igualmente, se recomienda dejar siempre un espacio para los imprevistos cada día. Si tu horario laboral (o el horario que dedicas a conseguir empleo o poner en marcha el empleo por cuenta propia) es de 8 horas/día, deja 2 horas libres para imprevistos. Por un lado, puede que hayas sigo demasiado optimista pensando que esas 3 tareas importantes te iba a dar tiempo hacerla en esas 6 horas. Dejando tiempo para imprevistos, tienes esas 2 horas para rematar. Por otro lado, surgen llamadas telefónicas, correos electrónicos y puede que nuevas tareas que de repente sean urgentes y que hagan que tengas que hacerlas sí o sí. Si tienes tiempo para imprevistos, el abordaje de lo nuevo urgente será menos estresante. Es importante repasar el orden que se le da a cada una de esas 3 tareas prioritarias e ir tendiendo, con el tiempo, a abordar en primer lugar la tarea que es más importante de todas. 

Imagen - Referencia a la agenda. 

La monotarea: se suele bromear mucho con que "los hombres sólo son capaces de realizar una tarea a la vez y que las mujeres pueden realizar varias". Esto es impreciso. Si nos centramos en la atención, una persona sólo es capaz de hacer una tarea con el 100% de atención en cada momento; o como mucho, combinar esa tarea con otra automática. Por ejemplo, conducir (automáticamente) mientras se mantiene una conversación con otra persona que va en el asiento del copiloto. Incluso ahí, no estás 100% atenta a la conversación porque tienes que combinar con seguir un itinerario y no perderte. Cuanto mayor es la atención que se le presta a una tarea, mayor será la calidad del resultado. En la actualidad, la hiperpresencia de la tecnología, por ejemplo, nos está convirtiendo en personas distraídas. De este modo, muchas veces pasamos de "jornadas de trabajo" o "días de trabajo" a "momentos de trabajo". Esto merma la calidad, nos vuelve mediocres y absorbe mucha de nuestra energía. Es mejor seguir la máxima de "cuando trabajo, trabajo". Nada de tener 8 ventanas abiertas en el ordenador, por ejemplo. Sólo debería tenerse delante aquello que se está trabajando. Prueba a practicar la monotarea en ciclos de 90 minutos y comprobarás los avances que notas. 

Imagen - Referencia a la práctica de la monotarea. 

Cuadrante de urgente/importante: en el taller, también estuvimos viendo lo pertinente de usar semanalmente un cuadrante que se divide en 4 cuadrantes. En el primero, se sitúan aquellas tareas que son urgentes e importantes. Son tareas cuyo plazo de vencimiento está próximo y es inapelable. Tenemos que abordarlas sí o sí y requieren de nuestra atención, conocimiento. Son importantes porque nos permiten conseguir nuestros objetivos y cumplir con nuestra palabra y nuestros contratos. Las personas que tienen una gran cantidad de tareas en el cuadrante 1 están estresadas y suelen funcionar "apagando fuegos". Son procrastinadoras y al final lo van dejando todo para lo último. Las tareas que estaban en el cuadrante 2 van pasando al cuadrante 1 y el estrés va aumentando. En el segundo cuadrante, se sitúan las tareas que son no urgentes e importantes. Una persona que gestiona bien su tiempo tendría la mayoría de sus tareas en ese cuadrante. Son tareas importantes porque nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos y son no urgentes porque podemos abordarlas sin demasiada prisa y de una manera constante. Como mínimo, una persona debería dedicar 1.5 h/día a esas tareas no urgentes e importantes y tender a llevar la mayor parte de su jornada laboral a ese cuadrante 2. Depende del tipo de trabajo. En trabajos de cara al público, como podría ser un comercio, puede que más de la mitad de la jornada laboral esté en el cuadrante 1 dado que vendrán personas a la tienda y habrá que atenderlas al instante. Pero cuando no haya clientes en la tienda, la propietaria de la misma tendría que dedicar tiempo a realizar tareas que hagan funcionar mejor su negocio. Trabajar en su estrategia de marca, seguir viendo proveedores, analizar si hay maquinaria en el mercado que pueda interesarle para mejorar los procesos que tengan lugar en su tienda, trabajar su marketing para atraer a mayor clientela, optimizar su web, entre otros. El tercer cuadrante es para tareas urgentes y no importantes. Aquí se sitúan aquellas tareas que de tener a otras personas en nuestro equipo, podríamos delegar. Si supervisamos a otros, estas tareas podrían hacerlas ellos siempre que hiciésemos una buena delegación explicando qué es lo que tienen que hacer y asegurándonos de que las indicaciones se han comprendido. En caso de trabajar de manera individual, estas tareas tendrían que abordarse en los momentos es que somos menos productivos. En aquellos tiempos en que tenemos menos capacidad de concentración. Responder correos electrónicos, hacer rondas de llamadas, hacer fotocopias, llevar el traje a la tintorería para un evento de la semana que viene, comprar el regalo para ponentes, etc. Finalmente, en el cuadrante cuarto, estarían aquellas tareas que son no urgentes y no importantes. Son básicamente las pérdidas de tiempo. Dado que no somos máquinas sino que somos humanos, podemos también pasar tiempo en ese cuadrante. Pero siendo conscientes de ellos, analizando si nos lo debemos/podemos permitir y tendiendo a ir reduciendo los tiempos ahí. Por ejemplo, ver vídeos absurdos, abrir correos publicitarios, etc. Ese cuadrante no es lo mismo que el momento de HACER NADA. Es bueno establecer "colchones de tiempo" para hacer lo que nos guste o bien, para no hacer nada. Simplemente, tiempo de descanso. No debemos convertirnos en "personas atareadas". Recomendamos escribir el cuadrante cada domingo y abordarlo semanalmente o quincenalmente, utilizando la agenda para distribuir las tareas identificadas en el cuadrante.

Imagen - Referencia al cuadrante de urgente/importante

¡Seguimos!